Avec les technologies innovantes de nos jours, les entreprises gèrent facilement leur temps de travail. En effet, cela est possible grâce au logiciel de gestion de temps. Toutefois, si vous souhaitez en choisir un pour vos activités, il est important de savoir le sélectionner. Comment pouvez-vous y arriver ? Dans cet article, découvrez quelques astuces qui vous faciliteront la tâche.
Plan de l'article
- Tenir compte du déploiement rapide
- Choisir en fonction d’une ergonomie approuvée
- Tenir compte des spécificités de votre entreprise
- Miser sur l’option de conversion en facture
- Sélectionner en fonction de l’adaptation à la mobilité
- Faire attention à la compatibilité avec d’autres logiciels
- Veiller sur les paramètres de refus et de confirmation des imputations
- S’assurer d’un support technique efficace et disponible
- Prendre en compte les coûts d’abonnement et de maintenance
Tenir compte du déploiement rapide
Pour choisir un logiciel de gestion des temps, vous devez tenir compte de certains paramètres. En effet, ce logiciel doit être déployé sur internet. Veillez sur ce critère qui vous permet de faire le parfait choix de votre logiciel. En fait, cela vous permet d’avoir un contrôle total sur ce dernier. Avec celui-ci, vous ne serez pas obligé d’installer une application d’heure de travail sur votre serveur.
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De plus, vous ne serez pas contraint de mettre à chaque fois cette dernière à jour. En bref, ce logiciel vous est accessible via un simple navigateur et surtout vous évite les problèmes techniques. Toutefois, les prestations de votre logiciel de gestion des temps de travail seront offertes en contrepartie d’un abonnement. Rassurez-vous, son coût est raisonnable et compatible à tout budget.
Choisir en fonction d’une ergonomie approuvée
Pour éviter des erreurs lors du choix de votre logiciel de gestion de temps de travail, vous devez prendre en compte une ergonomie approuvée. Cela sous-entend que vous devez effectuer un choix de logiciel utilisé de nombreuses fois. Ainsi, vous économisez un temps considérable.
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De plus, vous serez certains de choisir un logiciel de gestion des temps, facile à utiliser. Vos employés n’auront, dans ce cas, aucun problème à prendre ce dernier en main. Ainsi, ils pourront s’occuper eux-mêmes de la gestion du temps. Tout ceci sans difficulté.
Tenir compte des spécificités de votre entreprise
Chaque entreprise est particulière. C’est justement ce qui les différencie. Pour bien sélectionner votre logiciel, vous devez vérifier la compatibilité de celui-ci à votre société. Cela vous évite de sélectionner un logiciel inutile. À quoi servirait cette application si elle n’est pas conforme à vos exigences ? Bien sûr que rien.
De ce fait, choisissez votre solution de gestion des temps en veillant à cela. Par exemple, contrôlez si elle est conforme aux conventions collectives de votre entreprise. Faites pareil avec les différentes règles en vigueur dans votre société. Le respect des conditions légales de travail n’est pas à négliger pour un choix de logiciel de gestion de temps.
Miser sur l’option de conversion en facture
D’autres fonctionnalités doivent être prises en compte pour la sélection d’un logiciel de gestion du temps. Il s’agit entre autres de l’option de conversion en facture. Cette dernière se charge de convertir des heures de travail en facture payable.
En effet, avec une telle option, les heures de travail sont suivies en temps réel. Elles sont aussi enregistrées automatiquement bien que l’employé ne soit connecté au logiciel. Bénéficiez de ces avantages en choisissant un logiciel de gestion des temps qui dispose de cette fonctionnalité.
Sélectionner en fonction de l’adaptation à la mobilité
Pour une parfaite gestion des temps, il est primordial d’opter pour un logiciel qui est adapté à la mobilité. Cela est justement important pour toute société lorsque les employés sont en déplacement. Cette option joue un rôle similaire à celui d’une application de géolocalisation.
Ainsi, si vous avez des salariés toujours en route, ce logiciel se charge de lui gérer le temps. Pour celui-ci, aucun problème de fracturation ne sera constaté à la fin du mois.
Faire attention à la compatibilité avec d’autres logiciels
Il est évident qu’avec la multitude de logiciel de gestion de temps existant la sélection soit difficile. Pour cela, nous vous conseillons de mettre toute votre attention sur la compatibilité de votre logiciel de gestion. En effet, celui-ci doit primordialement être conciliable aux applications déjà installées sur le serveur de votre société. Un logiciel de gestion du temps de travail compatible avec les logiciels déjà installés vous évite des dysfonctionnements.
Ceux-ci peuvent se constater, par exemple, avec une défaillance du serveur. Il peut également se constater avec le plantage du système de paiement. Pour cela, vous devez choisir un logiciel capable de s’intégrer aux autres logiciels présents sur le serveur. Les plus importants sont ceux qui permettent de payer les salariés de votre entreprise.
Veiller sur les paramètres de refus et de confirmation des imputations
Dans certaines équipes de travail, les membres peuvent demander une imputation auprès de leur manager. De la même façon, le chef d’équipe ou le manager peut refuser ou autoriser cette imputation. Cependant, pour donner rapidement suite à cette requête, il faut que ce logiciel dispose des paramètres particuliers.
Ces derniers lui permettront de valider automatiquement la demande en une seule touche. Par la même occasion, il peut toutefois la refuser avec cette fonctionnalité. Ainsi, un logiciel de gestion des temps qui dispose de ces paramètres lui garantit une inspection systématiquement du temps. De ce fait, si l’imputation est validée ou pas, l’employé pourra immédiatement recevoir dans sa boîte mail la notification. Tout bien considéré, avec ces divers critères de choix, vous savez dorénavant comment bien choisir votre logiciel de gestion des temps.
S’assurer d’un support technique efficace et disponible
Une autre astuce cruciale pour choisir un logiciel de gestion des temps est de s’assurer d’un support technique efficace et disponible. Effectivement, tout au long de l’utilisation du logiciel, il peut arriver que vous rencontriez des problèmes techniques ou que vous ayez besoin d’aide pour comprendre certaines fonctionnalités.
Pensez à bien vérifier si le fournisseur propose une assistance technique rapide et fiable via différents canaux tels que le téléphone, l’e-mail ou le chat en ligne. Assurez-vous qu’il y a suffisamment de ressources disponibles pour répondre à vos questions rapidement afin que votre entreprise ne subisse pas de perturbations inutiles dans sa gestion des temps.
Un autre aspect important à considérer est la disponibilité du support technique. Si le fournisseur se trouve dans un fuseau horaire différent ou n’offre pas une assistance 24/7, cela peut avoir un impact sur votre entreprise car les problèmes techniques peuvent être retardés jusqu’à ce qu’ils soient résolus pendant les heures normales d’affaires.
Privilégiez toujours un fournisseur qui offre un excellent service clientèle avec une équipe dédiée prête à répondre à toutes vos questions et préoccupations. Cela garantira une utilisation fluide du logiciel ainsi qu’une réduction significative des interruptions liées aux erreurs techniques.
Prendre en compte les coûts d’abonnement et de maintenance
En plus du support technique, un autre aspect important à considérer lors du choix d’un logiciel de gestion des temps est le coût. Bien que le logiciel puisse offrir toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin, il peut aussi s’avérer être une charge financière importante pour votre entreprise.
Avant de prendre une décision, il faut choisir un fournisseur qui offre une option flexible pour ses clients. Cela signifie que si jamais vos besoins évoluent avec le temps et nécessitent plus ou moins d’utilisation du système, vous pouvez facilement ajuster votre contrat sans avoir à payer trop cher pour des fonctionnalités dont vous n’avez pas vraiment besoin.
Choisissez toujours un fournisseur qui propose un excellent rapport qualité-prix et assurez-vous que tous les coûts potentiels sont inclus dans l’évaluation globale.