Accueil Actu Gestion des congés et des absences au sein de l’entreprise : Quel est l’enjeu ?

Gestion des congés et des absences au sein de l’entreprise : Quel est l’enjeu ?

L’importance des ressources humaines dans l’entreprise n’est plus à démontrer. Leur bonne et saine gestion est fondamentale. Parmi les éléments à organiser, les congés et les absences tiennent une place majeure. Mais, la gestion des vacances se révèle être une tâche très délicate. Si elle est trop laxiste ou plutôt trop rigide, elle peut affecter la performance de vos collaborateurs. Quel est l’intérêt d’une bonne gestion des congés ? Comment procéder ? Découvrez tout dans la suite de cet article.

Quels sont les enjeux de la gestion des congés ?

Congés payés, réduction du temps de travail, arrêts ou congés maladie, temps de formation… Il existe plusieurs catégories d’absences en entreprise. Concilier celles-ci avec la bonne marche de l’organisation n’est pas toujours un pari gagné. Pourtant, une gestion bien organisée des congés et des absences est capitale pour la performance de l’entreprise. Elle permet en effet de disposer d’un planning clair de congés. Cela vous permet de faire un suivi permanent des présences et absences de chaque collaborateur. De même, elle permet d’éliminer les incertitudes et les oublis. Quant aux salariés, une bonne organisation des congés leur offre une meilleure visibilité, et ce, en temps réel. Ils ont en effet la possibilité de connaître avec précision leur solde de congés et d’en suivre l’évolution. Par ailleurs, une bonne gestion des absences évite les conflits au sein de l’entreprise.

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Comment assurer la gestion des absences et des congés ?

La gestion des absences et des congés est une activité plutôt chronophage. Et à mesure que les ressources humaines se développent, elle devient plus compliquée. Négocier les jours de repos avec chaque employé, planifier les congés, informer les supérieurs hiérarchiques sont des tâches qui peuvent ralentir tout le travail au niveau de la direction des ressources humaines. Heureusement, il existe désormais des solutions digitales, comme https://www.keeple.com/, qui simplifient et automatisent le processus de gestion des absences et des congés.

Quels sont les avantages des solutions digitales de gestion des absences et des congés ?

Utiliser un logiciel de gestion des absences et des congés présente un large panel d’avantages.

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Gain de temps considérable

Opter pour un logiciel de gestion des congés et absences vous permet de vous passer des formulaires de demandes d’absence. Vous n’aurez en effet plus besoin de les imprimer et de les transmettre aux ressources humaines pour approbation. De même, vous n’aurez plus besoin d’envoyer des emails aux supérieurs hiérarchiques pour communiquer les demandes de congés et être contraint d’attendre plusieurs semaines pour obtenir une réponse. Le logiciel vous permet d’avoir tout en un seul et même endroit. Vous pourrez vérifier la disponibilité de vos collaborateurs et consulter leur solde restant en un simple clic. Mais, pour profiter de cet avantage, il est nécessaire d’opter pour un logiciel performant. À cet effet, découvrez le site web de Keeple.

Réduction des erreurs

Utiliser un logiciel de gestion des congés et des absences permettra de réduire considérablement le taux d’erreur humaine lors du calcul des heures de travail des employés. En effet, cet outil se charge de calculer de façon automatique le solde des jours d’absence pour chaque demande confirmée. Les erreurs comme le dépassement des soldes de congés, la duplication et la demande de congés pendant les jours fériés sont ainsi éliminées. La planification des vacances est simplifiée, plus sure et plus transparente.

Bonne gestion du nombre d’employés

Avec les outils conventionnels de gestion des absences, les pénuries de personnel sont légion. Ceci est le résultat d’une mauvaise planification des absences et des calculs erronés. Avec un logiciel de gestion des absences et des congés, une telle situation sera du passé. En effet, cet outil vous permet d’accéder au solde et au calendrier des congés de chaque salarié. De ce fait, vous pourrez plus simplement et facilement analyser les disponibilités de chacun et prendre une décision plus ferme quant à l’approbation ou le refus de la demande de congé ou d’absence.

Les impacts de la gestion inefficace des congés sur la productivité de l’entreprise

Les impacts de la gestion inefficace des congés sur la productivité de l’entreprise

La gestion inefficace des congés peut entraîner une baisse significative de la productivité d’une entreprise. Les conséquences peuvent être multiples et variées, allant de l’augmentation du stress chez les employés à l’épuisement professionnel, en passant par le manque de motivation.

Lorsqu’il y a un manque flagrant de communication entre les salariés et leurs supérieurs hiérarchiques concernant leurs jours d’absence ou de congé, cela peut déboucher sur une incompréhension totale au sein même du département. Lorsque le nombre de demandeurs est élevé et que les formulaires sont remplis à la main plutôt que par voie numérique, il peut arriver qu’il y ait des erreurs qui se glissent dans le processus. Par exemple : faute d’orthographe dans le nom ou encore malentendu quant aux dates précises souhaitées pour partir en vacances.

Baisse morale et augmentation du taux d’absentéisme

Lorsqu’un employeur ne prend pas au sérieux les demandes pour prendre des congés ou s’ils ne reconnaissent pas leur droit légitime à disposer librement de leur temps personnel, cela peut engendrer un mécontentement généralisé. La pression exercée sur ces derniers peut aussi provoquer une baisse morale globale et ainsi accroître le taux d’absentéisme. Les employés peuvent se sentir démotivés, voire abandonnés et décider de prendre des congés maladie non nécessaires.

Diminution de la qualité du travail

Des temps de repos réguliers sont essentiels pour maintenir une productivité élevée ainsi qu’une qualité optimale du travail accompli. Si les salariés ne prennent jamais de pause ou si leurs demandes pour partir en vacances ne sont pas approuvées dans un délai raisonnable, cela peut engendrer des conséquences négatives sur leur santé physique et mentale, mais aussi sur celle de l’entreprise. Une fois retourné au travail, l’employé sera plus susceptible de commettre des erreurs ou de fournir un moins bon travail que s’il avait pu bénéficier d’une période suffisante de repos et/ou distraction.

Vous devez mettre en place une politique claire concernant les absences et les congés tout en utilisant des outils performants afin d’améliorer la gestion globale de ces derniers. Ce n’est qu’ainsi que l’entreprise pourra garantir un fonctionnement optimal tout en préservant le bien-être général et individuel de ses collaborateurs.

Les bonnes pratiques pour une gestion optimale des congés et des absences

Pour éviter les problèmes liés à la gestion inefficace des congés, il faut mettre en œuvre certaines pratiques qui permettront d’optimiser le processus. En voici quelques-unes :

  • Communiquer régulièrement avec les employés : Vous devez instaurer un dialogue constant entre votre entreprise et ses employés concernant leurs demandes de congé ou d’absence. Ceci garantira que toutes les parties impliquées soient bien informées du statut de chaque demande.
  • Mettre en place une politique claire sur les recours aux vacances et aux absences : Le personnel doit pouvoir comprendre facilement comment faire sa demande, combien de temps il peut être absent, dans quelles conditions son absence sera comptabilisée comme justifiée, etc.
  • Simplifier l’accès aux formulaires numériques : Les demandeurs doivent avoir facilement accès aux formulaires numériques afin qu’ils puissent soumettre leur demande rapidement sans attendre le support personnalisé d’un tiers (RHs par exemple).
  • Avoir un système automatisé : Un système automatisé facilite grandement la tâche car cela supprime l’intervention manuelle dans le processus. Des outils comme Workday HCM, Zenefits ou bien GoCo sont très efficaces dans ce domaine.
  • Gérer les conflits directement : Lorsqu’il y a des conflits entre les employés, il faut les régler directement et rapidement pour éviter que ces derniers ne s’éternisent sur plusieurs jours voire semaines.
  • Planifier à l’avance : Les congés doivent être planifiés deux ou trois mois à l’avance pour donner le temps nécessaire aux supérieurs hiérarchiques de s’adapter en cas d’imprévu.
  • Récompenser la loyauté : Les entreprises peuvent envisager des programmes de fidélisation qui récompensent leurs employés avec plus d’avantages comme une augmentation du nombre de jours offerts en qualité de congé annuel, etc.
  • Ce sont là quelques-unes des bonnes pratiques qu’une entreprise peut mettre en œuvre pour améliorer la gestion globale des absences et congés. Il faut identifier les approches spécifiques adaptées à chaque organisation.

    N’oubliez pas que la mise en place adéquate d’un système efficace vous permettra non seulement de gérer aisément vos processus internes mais aussi de garantir un environnement propice au travail tout en promouvant le bien-être général chez vos collaborateurs.

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