Certaines personnes ont pour habitude d’affirmer que le temps imparti pour effectuer un travail semble insuffisant. Cela peut être vrai et vous vous êtes certainement retrouvé dans la même situation à maintes reprises. Toutefois, il est possible que vous ayez mal géré votre temps. Alors, si vous désirez mieux organiser vos délais au travail, lisez ce qui suit.
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Planifiez-vous
La planification est l’une des meilleures astuces pour organiser vos délais de travail. Il faut d’ailleurs rappeler que c’est la technique la plus connue, mais la moins respectée. Si vous avez du mal, vous pouvez vous servir de ce calendrier Excel 2023 à télécharger afin de mieux vous organiser.
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Pour réussir sa planification, il est important de se connaître. Autrement dit, vous devez arriver à cerner votre aptitude à travailler sous pression ou à enchaîner de nombreuses tâches. Voilà pourquoi, vous devez lister les tâches prévues.
Au cours de la planification, créez quelques heures creuses qui permettent de faire face aux imprévus et travaux urgents.
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Définissez les priorités
Lorsque vous avez une pile de tâches à réaliser, il y a évidemment celles qui sont plus urgentes. Soit, elles nécessitent plus de temps, soit le délai imparti pour les effectuer est insuffisant. Dans ce cas, la meilleure manière pour organiser ses délais au travail est de hiérarchiser les tâches.
Lorsque vous aurez mis en avant les priorités, vous verrez que le travail est dégressif au fur et à mesure. Vous aurez ainsi plus de facilité à libérer et à satisfaire les clients ou votre employeur.
Organisez votre espace de travail
La force d’un travailleur se trouve aussi dans sa capacité à organiser son milieu de travail. Cela dit, vous devez apprendre à disposer votre matériel et vos documents qui vous permettent d’accomplir une tâche. Pour ce faire, vous pouvez vous servir d’un classeur, d’une caisse à de nombreux compartiments ou de tout autre dispositif de rangement.
De la même façon, si vous avez l’habitude de travailler avec un ordinateur, il est impératif d’observer un minimum d’organisation. Comme vous le savez bien, il n’y a rien de plus stressant quand un document important n’est pas saisissable lors d’un travail.
Alors, pour éviter toute situation désagréable apprenez à créer des dossiers dans lesquels vous mettez les fichiers en fonction de leur nature.
Évitez de vous laisser distraire
Dans le cadre professionnel, vous devez faire la part des choses. Évitez de vous laisser interrompre par les distractions diverses. Si le Smartphone n’est pas pour vous un outil de travail, essayez de vous en départir.
Dans le cas contraire, bien qu’il soit difficile, vous pouvez faire mieux. Par exemple, essayez de mettre les diverses notifications des réseaux sociaux sous silence. Créez ensuite une fourchette de temps pour lire les messages les plus urgents et reprenez le travail.
Apprenez à décliner les offres
Vous êtes en droit de dire non aux différentes offres si vous n’êtes pas en mesure de respecter les délais. C’est d’ailleurs l’une des caractéristiques des grandes entreprises. Si vous risquez de ternir votre réputation à cause d’un travail libéré en retard, le mieux est de décliner tout simplement l’offre.
Voilà quelques techniques à observer pour organiser ses délais au travail. Vous pouvez toujours ajouter quelques autres pour parfaire votre méthode de travail.
Utilisez des outils de gestion de projet
L’utilisation des outils de gestion de projet est un autre moyen efficace pour organiser vos délais au travail. Il en existe plusieurs, parmi lesquels on peut citer :
C’est l’outil de gestion le plus populaire et accessible pour la plupart des gens. Il permet de créer un tableau qui liste toutes les tâches à accomplir avec leur date d’échéance et leur statut (en cours, terminé ou en attente). Vous pouvez y ajouter des graphiques qui vous aideront à visualiser l’avancement du projet.
Il existe aussi une multitude de logiciels spécialisés dans la gestion de projets tels que Trello, Asana, Monday.com ou encore Microsoft Teams. Ces plateformes en ligne offrent des fonctionnalités avancées telles que la planification collaborative sur des calendriers partagés, la possibilité d’assigner des responsabilités aux différents membres du groupe, ou même d’établir des diagrammes de Gantt.
Il s’agit d’une solution personnalisable qui vous aide dans l’enregistrement et le suivi automatique de chaque activité réalisée via les applications bureautiques courantes comme Slack ou Gmail. Vous ne perdrez pas votre temps à chercher vos pièces jointes sans avoir besoin de parcourir l’intégralité du dossier.
Le choix final dépendra surtout du budget dont dispose votre entreprise. N’hésitez pas à demander conseil auprès de personnes qui ont déjà utilisé ces outils.
Prenez des pauses régulières pour éviter le burn-out
Le dernier conseil pour organiser vos délais au travail consiste à prendre des pauses régulières pour éviter le burn-out. Le burn-out, ou épuisement professionnel, est un phénomène de plus en plus répandu dans le monde professionnel et peut avoir des conséquences graves sur votre santé mentale et physique.
Il faut prendre des pauses régulières, même si vous avez l’impression que vous n’avez pas le temps. Les pauses peuvent être courtes, mais elles doivent être fréquentes afin d’éviter la fatigue générale au sein du corps. Il existe plusieurs façons de prendre une pause qui soit efficace :
• Faire quelques étirements : cela permettra de soulager les tensions musculaires accumulées tout au long de la journée ;
• Prendre l’air frais : sortir marcher quelques minutes à l’extérieur pour changer votre environnement et votre mentalité globale ;
• Faire un peu d’exercice : faire du sport durant les heures libres aide non seulement à se débarrasser du stress généralisé mais aussi booste notre productivité ;
• Pratiquer une activité relaxante : écouter de la musique douce ou lire un livre sont par exemple deux activités idéales pour se détendre entre deux tâches sans trop perdre son rythme.
Les pauses doivent être considérées comme faisant partie intégrante du processus productif global plutôt qu’un temps perdu. Elles devraient aussi figurer dans votre planning quotidien, comme toute autre tâche destinée à favoriser votre travail. En plus de vous aider à éviter le burn-out, elles vous permettront aussi d’être plus concentré et productif lorsque vous êtes au travail.
Il est crucial que vous preniez soin de votre santé physique et mentale. Prendre des pauses régulières peut sembler contre-productif en termes d’efficacité, mais c’est tout l’inverse qui se produit sur le long terme si cette pause est bien gérée.